1. Defina a duração de cada procedimento
O erro mais comum é marcar tudo com a mesma duração. Uma avaliação, uma restauração e um tratamento de canal não cabem no mesmo bloco. Cadastre cada procedimento com o tempo real que ele leva na sua clínica, contando preparo e limpeza do consultório, e deixe a agenda usar esse tempo ao marcar.
Revise esses tempos depois de algumas semanas. Se um procedimento sempre atrasa a consulta seguinte, o tempo cadastrado está curto.
2. Organize por sala, não só por profissional
Dois dentistas podem estar livres e mesmo assim não haver consultório. Quando cada consulta tem sala, a agenda mostra conflitos que a lista de horários do profissional esconde, como dois atendimentos que precisam do mesmo equipamento.
3. Use cor com um significado só
Cor ajuda a ler a agenda de longe, desde que signifique uma coisa só. A forma mais simples é uma cor por tipo de procedimento: quem olha a semana vê na hora quanto do dia é avaliação, quanto é cirurgia e quanto é manutenção.
4. Confirme na véspera e registre a resposta
Confirmar não é só lembrar o paciente. É saber, antes de o dia começar, quais horários estão em risco. Tenha um status para cada etapa e atualize-o na hora:
- Agendada: a consulta foi marcada
- Confirmada: o paciente disse que vem
- Em atendimento: o paciente está na cadeira
- Concluída: o atendimento terminou
- Faltou ou Cancelada: o horário não aconteceu
No começo do dia, a lista de consultas ainda sem confirmação é a lista de ligações da recepção.
5. Não apague faltas e cancelamentos
Quando a falta some da agenda, some também a informação de que aquele paciente costuma faltar. Mantenha o registro visível, de preferência esmaecido, e libere o horário para outra consulta. Com o tempo, dá para ver em quais dias e horários as faltas se concentram.
6. Reserve espaço para urgências
Dor não marca hora. Deixar um ou dois intervalos livres por dia, em horários diferentes, evita espremer urgências entre consultas e atrasar todo mundo. Se ninguém precisar, o intervalo vira tempo para retornos rápidos.
7. Uma agenda só, vista por todos
Agenda de papel na recepção e planilha no consultório sempre divergem. Uma agenda única, aberta no computador da recepção e no celular do dentista, elimina o "eu tinha marcado aqui". Para isso funcionar, cada pessoa precisa ver o que o cargo dela pede: a recepção marca e confirma, o dentista vê a própria agenda.
Checklist de fim de dia
- Todas as consultas de hoje estão como Concluída, Faltou ou Cancelada
- As consultas de amanhã estão confirmadas ou com uma tentativa de contato registrada
- Os pacientes que faltaram têm retorno marcado ou uma ligação agendada
- Os atendimentos concluídos viraram cobrança
No Dentalume
A agenda do Dentalume tem visões de dia, semana, mês e lista, salas, procedimentos com duração e cor, os status acima com o próximo passo em um botão, faltas e cancelamentos esmaecidos e a lista do que precisa de atenção no começo do dia.